Dokumente, Aufgaben, Digitale Ablage - Wie schafft Ihr einen zentralen Ort?
Zitat von Alex am 7. Juni 2018, 14:50 UhrHallo zusammen,
ein nicht ganz triviales Thema, dass mich schon recht lange beschäftigt.
Nachdem ich durch Minimalismus und Magic Cleaning meine physischen Dinge gut aussortiert habe, möchte ich mich nun auch an mein "Digitales Werk" machen. Wie läuft das bei euch ab? Ich versuche alles so gut wie möglich zu zentralisieren um dadurch auch effizienter zu werden. Folgende Arten von Dokumenten, Services und Daten fallen bei mir so an...
- Folien, Präsentationen, Handouts
- Schriftstücke (Eingescannt)
- Bilder
- Musik (Nur noch wenige Titel)
- Videos
- Todo Listen
- Businessplan Dokumente
- Steuer Themen
- Kunden Dokumente (Freelancer) wie z.B. Konzepte, Designs und anderes.
- Kalender
- Emails
Der ganze Kram teilt sich auf meine folgenden Dienste auf (Achtung, Kopfschmerzen folgen)
- Google Drive 1 (Private Dokumente)
- Google Drive 2 (Mein Firmen Account)
- Google Drive 3 (Ehrenamt vom Sportverein)
- Box.com (Alles was mit mit meiner Selbstständigkeit zu tun hat)
- OneNote (Notizen aus allen möglichen Bereichen)
- Adobe Lightroom Cloud (Fotos die ich auf Reisen aufnehme und dann direkt in synchronisierte Alben Online hochlade)
- Google Fotos (Backup vom Handy)
- Google Keep (Noch mehr Notizen)
- Google Kalender 1 (Privat)
- Google Kalender 2 (Business)
- Externe Festplatte (Backups und alles was zu groß für die Cloud ist)
- iCloud (Von der Firma, noch mehr Backups und Dokumente)
Ich blicke inzwischen nicht mehr richtig durch und es dauert immer länger die richtigen Dokumente zu finden. Ich versuche eine Lösung für mein Problem zu finden:
- Wichtige Dokumente / Workshop Themen etc. immer zur Hand haben (Wenn ich beim Kunden bin)
- Fotos zentral gesichert jedoch aufgeteilt in Privat und Öffentlich
- Ein Kalender System für alles
- Alle Kontakte in einem Ort (Synchronisiert)
- Alle Notizen an einem Ort (In Kapiteln)
Jetzt habe ich bereits einige Möglichkeiten durchgedacht, aber noch nicht die richtige Lösung gefunden:
- Alles zu Google => Platzmangel und Bedenken bezgl. Datensicherheit
- Eigene Hosting Lösung wie Nextcloud (Sicherheit, kann gehackt werden, Backups?)
- Alles lokal speichern und durch Sync. Service spiegeln (Dann müsste in jedem Gerät mindestens 200 GB Speicher belegt werden)
Wie macht Ihr das so? Wie schafft Ihr Ordnung?
Gruß Alex
Hallo zusammen,
ein nicht ganz triviales Thema, dass mich schon recht lange beschäftigt.
Nachdem ich durch Minimalismus und Magic Cleaning meine physischen Dinge gut aussortiert habe, möchte ich mich nun auch an mein "Digitales Werk" machen. Wie läuft das bei euch ab? Ich versuche alles so gut wie möglich zu zentralisieren um dadurch auch effizienter zu werden. Folgende Arten von Dokumenten, Services und Daten fallen bei mir so an...
- Folien, Präsentationen, Handouts
- Schriftstücke (Eingescannt)
- Bilder
- Musik (Nur noch wenige Titel)
- Videos
- Todo Listen
- Businessplan Dokumente
- Steuer Themen
- Kunden Dokumente (Freelancer) wie z.B. Konzepte, Designs und anderes.
- Kalender
- Emails
Der ganze Kram teilt sich auf meine folgenden Dienste auf (Achtung, Kopfschmerzen folgen)
- Google Drive 1 (Private Dokumente)
- Google Drive 2 (Mein Firmen Account)
- Google Drive 3 (Ehrenamt vom Sportverein)
- Box.com (Alles was mit mit meiner Selbstständigkeit zu tun hat)
- OneNote (Notizen aus allen möglichen Bereichen)
- Adobe Lightroom Cloud (Fotos die ich auf Reisen aufnehme und dann direkt in synchronisierte Alben Online hochlade)
- Google Fotos (Backup vom Handy)
- Google Keep (Noch mehr Notizen)
- Google Kalender 1 (Privat)
- Google Kalender 2 (Business)
- Externe Festplatte (Backups und alles was zu groß für die Cloud ist)
- iCloud (Von der Firma, noch mehr Backups und Dokumente)
Ich blicke inzwischen nicht mehr richtig durch und es dauert immer länger die richtigen Dokumente zu finden. Ich versuche eine Lösung für mein Problem zu finden:
- Wichtige Dokumente / Workshop Themen etc. immer zur Hand haben (Wenn ich beim Kunden bin)
- Fotos zentral gesichert jedoch aufgeteilt in Privat und Öffentlich
- Ein Kalender System für alles
- Alle Kontakte in einem Ort (Synchronisiert)
- Alle Notizen an einem Ort (In Kapiteln)
Jetzt habe ich bereits einige Möglichkeiten durchgedacht, aber noch nicht die richtige Lösung gefunden:
- Alles zu Google => Platzmangel und Bedenken bezgl. Datensicherheit
- Eigene Hosting Lösung wie Nextcloud (Sicherheit, kann gehackt werden, Backups?)
- Alles lokal speichern und durch Sync. Service spiegeln (Dann müsste in jedem Gerät mindestens 200 GB Speicher belegt werden)
Wie macht Ihr das so? Wie schafft Ihr Ordnung?
Gruß Alex
Zitat von jaretht am 7. Juni 2018, 15:23 UhrHi Alex,
ich muss erstmal gestehen das Ich das Projekt "Papierlos" auch erst seid einem Jahr betreibe.
Meine Festen Lieferanten senden mir mittlerweile alle Rechnungen per Mail zu.
Meine Ausgangsrechnungen versende ich nur noch in digitaler Form meistens per Mail, kleiner auch als Whatsapp{Firmennummer}
Tankbelege, Bewirtungsquittungen etc. Sammel ich in einer Kladde und scanne die einmal die Woche ein.Ich erstell dann immer sofort eine Durchsuchbare-Pdf.
Noch Speicher ich dann alles auf meiner NAS und Synce mit Box.com. Ich möchte aber noch bis ende des Jahres auf ne eigene Lösung wechseln, Owncloud oder Nextcloud.
Meine Kontakte & Kalender liegen alle bei Google. {Bin ich nicht mit zu Frieden aber noch zu "faul" ne alternative zu Suchen}
Für Private To-dolisten nutze ich Evernote und für Projekte Trello.
Emailadressen habe ich mittlerweile Überall. (web.de, T-Online, posteo, gmail.com)
Sachen zu finden habe ich noch kein Problem nutze einfach die Windowssuche. Sobald ich meine Monatsbuchhaltung abgeschlossen habe landen alle Belege dafür in einem Ordner, wichtige Dokumenten in einem verschlüsselten RAR Archiv {Ob das was bringt - keine Ahnung-}
Nur Zugangsdaten, Pins, Passwörter lege ich nicht ab.
Ich Hoffe auf weitere Ideen von dir und anderen.
Liebe Grüße
Jareth
Hi Alex,
ich muss erstmal gestehen das Ich das Projekt "Papierlos" auch erst seid einem Jahr betreibe.
Meine Festen Lieferanten senden mir mittlerweile alle Rechnungen per Mail zu.
Meine Ausgangsrechnungen versende ich nur noch in digitaler Form meistens per Mail, kleiner auch als Whatsapp{Firmennummer}
Tankbelege, Bewirtungsquittungen etc. Sammel ich in einer Kladde und scanne die einmal die Woche ein.
Ich erstell dann immer sofort eine Durchsuchbare-Pdf.
Noch Speicher ich dann alles auf meiner NAS und Synce mit Box.com. Ich möchte aber noch bis ende des Jahres auf ne eigene Lösung wechseln, Owncloud oder Nextcloud.
Meine Kontakte & Kalender liegen alle bei Google. {Bin ich nicht mit zu Frieden aber noch zu "faul" ne alternative zu Suchen}
Für Private To-dolisten nutze ich Evernote und für Projekte Trello.
Emailadressen habe ich mittlerweile Überall. (web.de, T-Online, posteo, gmail.com)
Sachen zu finden habe ich noch kein Problem nutze einfach die Windowssuche. Sobald ich meine Monatsbuchhaltung abgeschlossen habe landen alle Belege dafür in einem Ordner, wichtige Dokumenten in einem verschlüsselten RAR Archiv {Ob das was bringt - keine Ahnung-}
Nur Zugangsdaten, Pins, Passwörter lege ich nicht ab.
Ich Hoffe auf weitere Ideen von dir und anderen.
Liebe Grüße
Jareth
Zitat von Alex am 8. Juni 2018, 9:23 UhrDie Synchronisierung mit box.com ist keine schlechte Idee.
Nextcloud bzw. owncloud hatte ich mal im Einsatz in einem Projekt, mithilfe der Plugins lässt sich da einiges rausholen (Sogar Zeiterfassung ist möglich).
Aktuell schreibe ich alles auf, wo liegen welche Daten und welche Kategorie haben diese. Dann gibt es noch die Klassifizierung Langzeitarchiv und Verfügbarkeitsarchiv. Ein Satz zwischendurch: Ich bin auch ein Freund von Weniger ist mehr, daher lösche ich auch regelmäßig...
Mein Setup stelle ich mir aktuell wie folgt vor:
Hosting eines Webspace (Ich möchte den Webspace für meine Webseite nicht für meine Datenarchivierung verwenden) und erzeugen einer ssl geschützten OwnCloud Instanz. Diese wird inital befüllt mit allen Daten und die Daten werden dort einmal zentral gelagert (Verfügbarkeitarchiv).
Anschließend setze ich mir zuhause einen kleinen Raspberry mit angeschlossenen NAS auf, der regelmäßig ein 1:1 Image aktualisiert, d.h. Lokal bei mir Zuhause gibt es die Daten als "Schnellzugriff". Auf dem NAS liegt außerdem mein Langzeit Archiv, welches jedoch nicht mit NextCloud synchronisiert wird. Dort liegen alte Dokumente für die ich eine Aufbewahrungspflicht habe.
NextCloud ist dann auf meinen Rechner und Smartphone installiert und nur mit Passwort ausführbar. Dann würde ich nach und nach alle externen Dienste deaktivieren und versuchen "Digitalen Frieden" zu finden 😉
Gruß Alex
Die Synchronisierung mit box.com ist keine schlechte Idee.
Nextcloud bzw. owncloud hatte ich mal im Einsatz in einem Projekt, mithilfe der Plugins lässt sich da einiges rausholen (Sogar Zeiterfassung ist möglich).
Aktuell schreibe ich alles auf, wo liegen welche Daten und welche Kategorie haben diese. Dann gibt es noch die Klassifizierung Langzeitarchiv und Verfügbarkeitsarchiv. Ein Satz zwischendurch: Ich bin auch ein Freund von Weniger ist mehr, daher lösche ich auch regelmäßig...
Mein Setup stelle ich mir aktuell wie folgt vor:
Hosting eines Webspace (Ich möchte den Webspace für meine Webseite nicht für meine Datenarchivierung verwenden) und erzeugen einer ssl geschützten OwnCloud Instanz. Diese wird inital befüllt mit allen Daten und die Daten werden dort einmal zentral gelagert (Verfügbarkeitarchiv).
Anschließend setze ich mir zuhause einen kleinen Raspberry mit angeschlossenen NAS auf, der regelmäßig ein 1:1 Image aktualisiert, d.h. Lokal bei mir Zuhause gibt es die Daten als "Schnellzugriff". Auf dem NAS liegt außerdem mein Langzeit Archiv, welches jedoch nicht mit NextCloud synchronisiert wird. Dort liegen alte Dokumente für die ich eine Aufbewahrungspflicht habe.
NextCloud ist dann auf meinen Rechner und Smartphone installiert und nur mit Passwort ausführbar. Dann würde ich nach und nach alle externen Dienste deaktivieren und versuchen "Digitalen Frieden" zu finden 😉
Gruß Alex
Zitat von Ernst am 26. Januar 2019, 18:25 UhrEs gibt im Rechner ein separates Laufwerk D, auf dem alle wichtigen Dokumente liegen.
Das wird zyklisch auf eine externe Festplatte (ALDI) gezogen (1 x pro Monat)
Weiteres Backup auf einen großen USB-Stick.
Bei Bedarf 1 x pro Jahr CD brennen.
Billiger geht es nicht, und ein System-Showdown (Krieg, Atomunfall, Bankenkollaps, Internetausfall, Power-off) ist unkritisch.
Es gibt im Rechner ein separates Laufwerk D, auf dem alle wichtigen Dokumente liegen.
Das wird zyklisch auf eine externe Festplatte (ALDI) gezogen (1 x pro Monat)
Weiteres Backup auf einen großen USB-Stick.
Bei Bedarf 1 x pro Jahr CD brennen.
Billiger geht es nicht, und ein System-Showdown (Krieg, Atomunfall, Bankenkollaps, Internetausfall, Power-off) ist unkritisch.
Zitat von Flitzekittel am 26. Januar 2019, 20:09 UhrIch werde mich hüten, wichtige oder persönliche Daten oder Dokumente (freiwillig) in einer cloud zu lagern.
Cloud heißt cloud, weil man da die Daten klaut. 😉Bei uns steht eine NAS mit 2 Festplatten.
Ich werde mich hüten, wichtige oder persönliche Daten oder Dokumente (freiwillig) in einer cloud zu lagern.
Cloud heißt cloud, weil man da die Daten klaut. 😉
Bei uns steht eine NAS mit 2 Festplatten.
